Aalborg Universitets innovationsafdeling skaber ny digital arbejdsplads

22-06-2020

Innovationsafdelingen på Aalborg Universitet er oftest, som navnet antyder, first movers. De er dermed også den første afdeling på Aalborg Universitet, der har skabt en moderne digital arbejdsplads med intranet og Microsoft Teams som de centrale kontroltårne.

AAU Innovation er i dag over 100 medarbejdere fordelt på 3 lokationer. Det kan gøre det svært at følge med i, hvad ens kolleger arbejder med. Hvem ved hvad, hvem arbejder med hvad og hvordan passer ens opgaver ind i det samlede billede? Innovationsafdelingen var før vant til at kommunikere udelukkende på mails, hvilket betød, at vigtige nyheder let kunne forsvinde i mængden og at det kun var de, der turde sende til alle, som bidrog til dialogen. Der var tydeligt behov for et sted til at samle central information og til at dele viden, inspiration og resultater med hinanden på tværs af ledelse, områder og projektsiloer.

Allerede ved første præsentation af IntraActive Intranet var AAU Innovation sikker: Her var produktet, som kunne bære afdelingens digitale cockpit, og være medarbejdernes fælles udgangspunkt.

Sideløbende med intranetprojektet har Innovationsafdelingen også, med hjælp fra Fellowmind, adopteret Yammer og Microsoft Teams til daglig videndeling og teamsamarbejde.

For alle 3 platforme var den oprindelige projektplan i disse måneder at fokusere på træning og adoption, men pga. Coronakrisen er ibrugtagningen kommet helt af sig selv. Da alle måtte arbejde hjemme, blev intranettet, Teams og Yammer pludselig en naturlig del af arbejdsdagen. Nu har de over 100 medarbejdere i Innovationsafdelingen endelig en digital arbejdsplads, hvor de med lethed kan kommunikere med hinanden, finde opdateret og relevant information om politikker, Corona forholdsregler med mere, og alt sammen på platforme, hvor sikkerheden er i top.

Da adoptionen af de nye værktøjer er sket organisk, er fokus i stedet flyttet over på at supportere og vejlede, så brugerne allerede fra start får det bedste ud af deres nye digitale arbejdsplads. Det har derfor været naturligt også at tage IntraActive Learning i brug, den mest komplette læringsplatform i Danmark med kurser i Microsoft 365 værktøjer.

Intranettet giver en samlet indgang til den information, man har brug for som ansat på AAU Innovation. Det giver os nye - og mere dynamiske - muligheder for at dele viden om det fælles og det, der sker i områderne. ​​Alle kan bidrage, og det er nemt” siger Morten Randbøll og Kalle Mølbak Pedersen, Innovation, Aalborg Universitet